חמישה טיפים לאירוע עסקי מוצלח

אירועים עסקיים- כך תפיקו אירוע בצורה יעילה ומהירה

הפקת אירועים עסקיים דורשת לא מעט היערכות מראש. בין היתר, על מארגני האירוע ליצור משהו חדשני, מעניין ובעל ערך מוסף, וכמו כן לדאוג לכל הפרטים הקטנים ביותר – החל מהשתייה שתוגש באירוע, דרך האוכל ועד לתאורה ולהגברה. אז כיצד ניתן לתכנן אירוע עסקי באופן מוצלח, כזה שממש יותיר רושם על הנוכחים ויהיה בעל ערך ממשי עבורם? לפניכם חמישה טיפים לתכנון אירועים לחברות, אשר יסייעו לכם לצלוח את המשימה.

הגדירו תקציב  לאירוע והיצמדו אליו

הגדרת התקציב היא השלב הראשוני בעריכת כל אירוע – קטן כגדול, ובייחוד כאשר העניין מתייחס אל אירועים עסקיים. חשוב להבין כי כאשר אנו מתכננים אירוע חברה, אנו עלולים להישאב בקלות למגוון של הוצאות, אשר עשויות "לנפח" את תקציב האירוע משמעותית. הגדרה של תקציב תסייע לנו לוותר בקלות על דברים שאינם לגמרי הכרחיים ולהתרכז בעיקר במקום בתפל. עניין זה לא רק יחסוך לנו כמות נכבדת של כסף, אלא גם יסייע לנו לתכנן אירוע אפקטיבי ומשמעותי יותר.

החליטו מהי השעה המתאימה ביותר לאירוע שלכם

אירועים עסקיים לא חייבים להיערך בהכרח בשעות הערב. למעשה, קיימים מגוון סוגים של אירועים לחברות, אותם כדאי לערוך דווקא בבוקר או בשעות הצהריים. מסיבה זו, יש להבין תחילה מהי מהות האירוע ומה אנו מעוניינים להשיג באמצעותו. השקת מוצר, לדוגמא, היא אירוע שייתכן כי כדאי לערוך דווקא בערב. לעומת זאת, אירוע עסקי שמהותו לתת לעובדים אינפורמציה חדשה, ככל הנראה יהיה אפקטיבי יותר בבוקר או בשעות הצהריים המוקדמות – שכן בשעות אלה העובדים מרוכזים יותר, וכמו כן אינם כבולים בהתחייבויות קודמות לרוב. בנוסף, יש לתת את הדעת על משך האירוע, ולתכנן את הזמנים היטב כך שהאירוע יהיה ממוקד ככל הניתן.

בחרו את המקום בו ייערך האירוע

המקום בו נערך האירוע, הוא אולי הפרמטר החשוב ביותר שעלינו לתת עליו את הדעת בעת תכנון אירועים עסקיים. על אף שמרבית האנשים שמתכננים אירועים לחברות מתמקדים בשכירת מרכז המשמש לצורך כנסים ואירועים, חשוב מאוד להבין כי לא כל אולם כנסים ואירועים הוא בהכרח מרכז איכותי, אשר יוכל לענות על כל הצרכים והרצונות שלנו. למעשה, כיום ניתן לשכור גם אולמות המשמשים לצורך אירועים עסקיים, תוך מתן הדעת על הפרמטרים הבאים:

• גודל האולם – יש לוודא כי כל אולם אירועים שתבחרו אכן מותאם לכמות האנשים המוזמנים לאירוע. אין פירוש הדבר שעלינו לבחור באולם גדול בהכרח, שכן אם כמות האנשים המוזמנים לאירוע קטנה יחסית, אנו עלולים להחטיא את המטרה.
  
  
• אילו מערכות קיימות באולם – במרבית המקרים כאשר מרימים אירועים לחברות ישנו צורך במערכת הגברה כלשהי, שכן ברוב המוחלט של המקרים נדרש להציג מצגת או להרצות בפני קהל. עניין זה מחייב אותנו לשכור מקום שבו קיימת מערכת הגברה איכותית – ורצוי כזה המכיל אקוסטיקה טובה ומערכת סאונד היקפית. כמו יש, חשוב מאוד לתת את הדעת גם על התאורה שבמקום. שכירת מקום שבו קיימת מערכת תאורה חכמה, תענה לנו על הצרכים שלנו בכל הנוגע לעניין זה.
  
  
• עיצוב האולם – אין ספק כי רושם ראשוני הוא עניין מהותי, ובייחוד כאשר העניין נוגע לעיצוב אירועים לחברות. אירועים עסקיים הם אירועים מרשימים לרוב, ושכירת מקום שאינו נראה טוב או שאינו מעוצב טוב, עלולה לגרום לאירוע כולו להיראות פחות מרשים ואיכותי.

אל תשכחו את האוכל

בין אם אתם מתכננים אירוע חברה ארוך ובין אם הוא מתוכנן להיות קצר – חשוב מאוד שבאירוע תהיה לא רק שתייה, אלא גם אוכל. אם האולם ששכרתם לצורך האירוע אינו מספק שתייה ואוכל, חשוב מאוד להקפיד לשכור חברת קייטרינג איכותית, המציעה ללקוחותיה תפריט עשיר ממנו תוכלו לבחור את המנות שיוגשו באירוע. באירועים קצרים, רצוי להקים מעין בופה בהגשה עצמית, ואילו באירועים ארוכים או יוקרתיים יותר, רצוי להגיש לאורחי האירוע מנות מלאות.

הכינו מראש תכנית חלופית לכל מקרה

חשוב להבין כי גם אירוע חברה המתוכנן עד הפרטים הקטנים ביותר, עלול לסבול משיבושים מסיבות כאלה ואחרות. מסיבה זו, חשוב מאוד להכין רשימה מסודרת של כל הדברים שעלולים להשתבש באירוע – החל מפרטים קטנים ושוליים יחסית, אותם ניתן לפתור בקלות, ועד לפרטים מורכבים ביותר. הכנת רשימה כזו תסייע לכם לתכנן מראש פתרונות למגוון של מצבים שונים שעלולים להתרחש בעת האירוע העסקי, ולהיות ערוכים לכל מצב כזה באופן האופטימלי – עם פתרונות יעילים ומהירים.